Organiziranje događaja, bilo da je riječ o radionici, konferenciji, panelu ili nečemu drugom, jedna je od važnijih aktivnosti svake organizacije. Vaš događaj prilika je za interakciju s podržavateljima, korisnicima ili (potencijalnim) partnerima! Otvara vam mogućnosti za predstavljanje vašeg rada javnosti, dijeljenje iskustva i znanja s drugima, razvoj brenda i pridobivanje medijske pozornosti.
U nastavku vam donosimo nekoliko savjeta koji su potrebni da biste javnost zainteresirali za sudjelovanje, podigli njegovu vidljivost, ali možda i najvažnije - pobrinuli se da usred eventa gosti ne počnu odlaziti.
Jednom kada ste među određenom ciljanom skupinom prepoznali potrebu za raspravom ili edukacijom o određenoj temi ili želite omogućiti razmjenu iskustva u određenom području, odaberite format svojeg događaja. Ako želite okupiti ljude koji su zainteresirani za vaše usluge, predavanje s par radionica možda je najbolji format, dok su konferencije bolje ako okupljate širu publiku osoba koje rade u određenom sektoru ili na nekom problemu. Imajte na umu tko vam je ciljana publika tijekom cijelog procesa organizacije i promocije događaja. Uvijek je dobro zamoliti ljude da se prijave na događaj u jednostavnom obrascu kako biste mogli pratiti broj posjetitelja, njihov profil i profesionalnu pozadinu, a onda možda u skladu s time i obogatiti ili djelomično izmijeniti sadržaj događaja.
Ako organizirate zanimljiv i uspješan event, vaši posjetitelji će vjerojatno pričati o njemu svojim kolegicama i kolegama. Zbog toga je uvijek dobro pripremiti kratke i informativne letke, brošure i druge materijale za svoju publiku, kako bi vijesti o vašim aktivnostima podijelili dalje. Dan nakon događaja zatražite posjetitelje da ispune evaluacijski upitnik, a odgovore iskoristite za poboljšanje sljedećeg događaja.
Prilikom odabira vremena najvažnije je imati na umu obveze vaše ciljane publike. Kasni popodnevni sati u pravilu su zahvalni jer su za mnoge dio slobodnog dijela radnog dana. Ako je pak riječ o višesatnim ili višednevnim radionicama, vikend je svakako najbolja opcija. Uvijek uzmite u obzir druga događanja, blagdane i praznike u određivanju datuma održavanja. Nemojte vremenski preopteretiti svoj događaj, a ako format to zahtijeva, osigurajte dovoljno pauza uz odgovarajuću hranu i piće. Pobrinite se da program vašeg događaja ostavlja prostor za druženje i umrežavanje.
Odabir prostora također ovisi o formatu i publici, stoga prilikom odabira pripazite na razinu formalnosti koju želite. Lokacije u centru grada svakako su prioritet prilikom odabira, osim ako je događaj tematski vezan uz određeni lokalitet. Ako očekujete goste izvana grada ili države, infomirajte ih o načinu dolaska do lokacije i pokušajte im barem djelomično osigurati troškove prijevoza. Pobrinite se da je prostor prilagođen i pristupačan za osobe s invaliditetom. O potrebnoj tehnici, opremi i logistici vezanoj uz prostor razmišljajte minimalno tjedan dana unaprijed.
Promovirajte svoj događaj na društvenim mrežama, web portalima, radiju - gdjegod si to možete priuštiti! Kada je riječ o društvenim mrežama, najavite svoj događaj barem tjedan dana prije održavanja i redovito objavljujte detalje o samom eventu, temi ili govornicima kako bi ih zagrijali za dolazak. Nemojte sami sve ‘hendlati’ - dodijelite partnerima i sponzorima aktivnu ulogu u promociji događaja. Zamolite utjecajne članove zajednice da pozovu svoje prijatelje na događaj, a pokušajte osigurati i prisustvo barem jedne ili dvije poznate osobe iz javnog života. Pozivnice potencijalnim posjetiteljima, kao i medijima, šaljite u kratkim, jasnim i lijepo dizajniranim mailovima uz odgovarajuće vizuale. Upoznajte novinare i novinarke koji su došli popratiti vaš event i zabilježite njihove kontakte za buduće događaje.
Prilikom promocije vašeg događaja koristite live stream preko Facebooka ili Youtubea — gledani su i tri puta češće od običnog videa. Osigurajte prisustvo medija i omogućite im da intervjuiraju relevantne posjetitelje. Smislite hashtag i koristite Tweet Wall za poticanje javne interakcije o događaju. Objavljujte fotke tijekom i poslije samog događaja na Facebooku, Twitteru i Instagramu, tegirajte posjetitelje, komentirajte i lajkajte tuđe sadržaje vezane uz vaš event. Potrudite se da lokalni blogeri i opinion makeri pišu o vašem događaju i radu.
Glavni cilj vašeg događaja je okupiti ljude, informirati ih, zainteresirati i osigurati da se glas o vašem djelovanju dalje čuje. Nemojte zaboraviti na razgovore i poznanstva koja ste stekli - omogućite follow up za svaku priliku koja vam se otvorila vašim događajem.
Za kraj, uvijek imajte spreman popis svega što morate omogućiti svojim posjetiteljima. Evo naših prijedloga:
Organizacija eventa zahtjevan je i odgovoran posao u kojem se raspon odgovornosti kreće od fizičkog radnika do PR managera. Uz svu dobru pripremu, ponekad bi vam se moglo dogoditi da ćete istodobno morati fizički razmještati stolove za uzvanike i odgovarati na medijske upite, ali to je ujedno i čar event menadžmenta. Najvažnije je da sa svakim eventom naučite nešto novo i naučite ne ponavljati greške iz prošlosti.
