Priopćenje za medije (press release) najčešće je pisana komunikacijska forma namijenjena predstavnicima medija, čiji je cilj predstaviti novosti iz vaše organizacije široj publici.
Priopćenja su jedan od elementarnih alata u odnosima s medijima, a time ujedno i cjelokupnih odnosa s javnošću, a prema nekim tumačenjima nastala su još na početku 20. stoljeća. Način na koji pišete, kako ga oblikujete te kada ga šaljete, može vam uvelike povećati šanse da će vaša novost biti i medijski zabilježena, odnosno da će vaša poruka postati dostupna širem auditoriju.
Prije no što se prihvatimo malih savjeta za pisanje kvalitetnog i uspješnog priopćenja, moramo ustanoviti glavne značajke priopćenja kao forme, a to su:
Još prije 10-ak godina, priopćenja i pozivi za medije često su se slali faksom, no danas e-mail forma prevladava u komunikaciji s medijima. Prema nekim analizama novinar u prosjeku zaprima između 50 i 100 priopćenja na dan pa se postavlja pitane kako ga motivirati da baš vaše priopćenje bude ono koje će pročitati i naposljetku objaviti u svojem mediju. Upravo zato Brodoto vam donosi top 10 savjeta za dobar press release, koji će svaki medij htjeti objaviti.
Prvi savjet koji vam možemo dati u suštini je vrlo jednostavan: pišite kao da pišete vijest za medij kojem se obraćate, a ne administrativnim stilom vaše organizacije. Cilj priopćenja je vašu poruku učiniti jednostavnom i atraktivnom. Vodite računa da se medij obraća svim pripadnicima populacije pa njihova vijest mora biti razumljiva apsolutno svima. Izbjegavati kompleksne izraze, forme koji ni sami možda ne razumijemo i dugačke rečenice. Zlatno pravilo je da pročitate naglas ono što ste napisali. Trebate li više puta udahnuti prije no što ste rečenicu pročitali do kraja - rečenica je preduga. Kratite.
I tu ne govorimo samo o naslovu priopćenja. U većini slučajeva svoje ćete priopćenje slati e-mailom pa se potrudite da subject vaše pošte ne bude nešto tipa “Priopćenje_28.02._ime udruge”. Naslov mora biti kratak, jasan i atraktivan i mora donositi novitet. Pisanje naslova umijeće je samo po sebi i u jednom od nadolazećih blogova detaljnije ćemo se pozabaviti i tom tehnikom. U međuvremenu nastojte pisati aktivne, a ne pasivne forme. Prema istraživanjima stranih medija poput guardian.com, najbolju čitanost imaju tekstovi čiji naslovi imaju tek osam riječi. U svojem oblikovanju naslova preporučamo da nikako ne prelazite više od 18 riječi.
Velika većina čitatelja prestane čitati tekst već tijekom druge kartice teksta (nakon 1800. znaka). I to pod pretpostavkom da ga je sadržaj uopće zaintrigirao. Zapravo, velika je šansa da se, ako čitate ovaj, treći po redu savjet, nalazite u manjini. Prosječna pažnja u neprekinutoj radnji danas se mjeri u sekundama i zato uvijek trebate imati na umu da već u prvoj rečenici morate zaintrigirati novinara. Dakle, sve što ste htjeli reći mora biti jasno već na početku teksta. U protivnom je velika šansa da vaše priopćenje nitko neće pročitati do kraja.
Studenti novinarstva to dobro znaju jer se s magičnom formulom 5W susreću već na prvoj godini studija. Pravilo je u suštini jednostavno - odgovara li vaša prva rečenica u priopćenju na jedno od sljedećih pitanja:
a) What? - Što se događa?
b) Who? - Tko organizira/govori/djeluje?
c) When/Where? - Gdje i kada se nešto događa?
d) Why? - Zašto je to važno?
Nitko ne zna sva pravila pisanja, ne poznajemo svaki ije i je i č i ć, ali dobro je da smo toga svjesni. Priopćenje, naime, ima svoju težinu - ono je na neki način ogledalo vaše organizacije i loše napisano priopćenje može utjecati i na pad vaše reputacije. Sjetite se samo primjera nekih političkih kandidata, čiji su jumbo-plakati bili puni tipfelera. Ne možemo vjerovati aljkavim ili istinski nepismenim priopćenjima. Stoga, svako priopćenje pročitajte dvaput, ako niste sigurni u sebe podijelite tekst s nekim drugim. Služite se online pravopisima poput prirucnik.hr. To je imperativ!
Fotografija je osnovni element gotovo svakog članka u medijima. Skratite novinaru muke da po arhivama traži ilustrativne fotografije i ustupite im kvalitetne fotografije za temu kojom im se obraćate. Bez priložene fotografije, umanjit ćete si šanse za uspješno publiciranje vašeg priopćenja. Isto vrijedi i za faktografske podatke o vašoj organizaciji, vama osobno ili temi o kojoj pišete. Nekad to može biti novi dokument u prilogu, a nekad link na web stranicu vaše organizacije ili Facebook event. Medijima su rokovi sve, pomozite im da ih ispoštuju. Pazite pritom da veličinom svojih priloga ne opteretite poslužitelja. Radije se koristite besplatnim servisima za dijeljenje datoteka i u priopćenje postavite poveznice.
Nastojte ih slati ujutro. Novinska izdanja završavaju se u poslijepodnevnim satima pa sukladno tome, svako priopćenje poslano u to vrijeme najvjerojatnije neće stići biti objavljeno. A dan kasnije, vaša vijest više neće biti - vijest. Vodite računa i o tome kome šaljete svoju objavu. Nemojte novinaru rubrike sport poslati priopćenje iz kulturnog sektora. Nije predmet njegovog interesa, a budući da smo već ustanovili da ih na dan primaju između 50 i 100, velika je šansa da će u tom slučaju vaše priopćenje previdjeti.
Katkad vam je u cilju da šira publika dozna nešto o vašoj web platformi. Online mediji mogu vam biti od velike pomoći pri objavljivanju poveznica na vašu stranicu, prema tome nastojte linkove držati u prvim odjeljcima vašeg priopćenja. Uvećat ćete si šanse za njihovu objavu.
Priopćenje od nekoliko stranica već na prvu može odbiti novinara. Keep it short and simple. Radije šaljite dodatne materijale ili linkove “za one koji žele znati više”. Jasnoća je jedna od najčešćih klopki u koje upadaju autori priopćenja. Uvijek imajte na umu da se netko po prvi puta susreće s vašom temom pa tako i pišite. Zato je najbolje svoje priopćenje prije slanja medijima, dati na čitanje nekome tko nije blizak vašoj temi. Njegova pitanja i inputi bit će vam dragocjeni.
Kao i sve u životu i pisanje uspješnih priopćenja dolazi s iskustvom. Koje priopćenje se dobro uhvatilo? Koji medij je objavio vašu informaciju? Kako je novinar obradio naslov priopćenja? Je li njegov naslov atraktivniji i što mogu iz toga naučiti? Iz svega ovoga dobit ćete dragocjeno iskustvo, a s vremenom ćete pisati priopćenja kao pravi profesionalci.
Što? Zar ne stoji u naslovu 10 savjeta? Da, ali zvuči bolje od 11, zar ne? Držite se određenih profesionalnih normi, pazite na standard, ali nije loše biti i inovativan i drugačiji. Pronađite svoj stil i zaintrigirajte javnost svojim, ponešto drugačijim rješenjima. A ako zapne, škicnite Brodoto blog. Ovakve savjete nigdje nećete dobiti besplatno :).
